martes, 28 de diciembre de 2010

El uso y explotación de los sistemas contables computarizados




Fuente: Sitio Web Peru Contable: http://www.perucontable.com/monografias/
Resumen
La explotación de los sistemas contables computarizados es un instrumento imprescindible para ejecutar la labor de los especialistas constituyendo una vía para lograr una contabilidad rápida y exacta.
Sin embargo no siempre su instalación resulta factible por la falta de conocimientos para operar el sistema, lo cual trae consigo numerosas dificultades.
Con el siguiente articulo se pretende evaluar la influencia que ha tenido la universalización de la enseñanza en el uso y explotación de los sistemas contables computarizados, realizando un análisis crítico a la aplicación práctica de los mismos en algunas empresas de nuestro territorio.
Palabras claves: universalización, sistema contable, contabilidad
Introducción
El desarrollode las relaciones mercantiles incidió en la necesidad de controlar las operacioneseconómicas, desarrollándose técnicas y habilidades para podercontar los frutos de estas operaciones, surgiendo la contabilidad, la cual con los años ha evolucionado y ha permitido al hombrepoder controlar estas transacciones económicas por muy complejas que parezcan. Desde épocas remotas el hombre se encontró con el dilema de agilizar los cálculos para enfrentar con eficacia los grandes volúmenes de operaciones matemáticasque generaban los controles contables. Además con la gran diversidad de operaciones monetario mercantiles de hoy en día, el desarrollo del créditoy de los patrimonios multinacionales, sería casi imposible e incosteable llevar los registros contables de forma manual.
Para facilitar los cálculos de estas operaciones, fue que se crearon los Sistemas ContablesComputarizados a partir de la década de 1950, que aunque en sus inicios sólo podían acceder las empresas de gran tamaño, ya en la actualidad el negocio más pequeño puede permitirse el uso de la computadora para llevar sus registros contables.
En la rama de la contabilidad es notable el avance que ha provocado en las empresas el procesamiento de los datos primarios por medio del uso de las computadoras. Esta ciencia se ha beneficiado mucho de la tecnología de la computación, incluso más que cualquier otra área de negocios. La aplicación de las computadoras en la contabilidad es algo natural porque estas máquinasson ideales para realizar cálculos repetitivos.
Valiéndose de los sistemas contables es que ha sido posible acoplar las computadoras a la solución de los registros que se llevan en contabilidad ya que un programade computación es un conjunto de instrucciones que le dice a la computadoraqué tiene que hacer. Sin el programa no puede realizar ni las tareas más sencillas. Esto no significa que hay que ser programador para utilizar las computadoras en contabilidad porque precisamente al ser esta ciencia una de las aplicaciones más importantes de la computadora, además de que los procedimientos contables son básicamente los mismos si se realizan manual o de forma automatizada, es que se han escrito numerosos programas para manejar la informacióncontable, por lo que sólo se requiere comprar e instalar el programa adecuado según los requerimientos del negocio.
Por lo general los paquetes de contabilidad se venden en módulos. Cada módulo maneja un área particular de los registros contables, mayor general, cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, nóminas, etc. Hay otros para funciones específicas como facturación, elaboración de presupuesto, administración de los activosde planta y costeo por órdenes de trabajo. Por lo general cada módulo se encuentra en un disquete separado con el fin de que se pueda usar uno solo o varios juntos. Muchos negocios pueden llevar su contabilidad con más eficiencia, computarizando varias funciones contables, para esto se requiere un softwareintegrado que incluye módulos que manejan diferentes funciones y coordinan las salidas de los mismos. La mayor parte de los sistemas computarizados tienen características comunes. Prácticamente todos los programas contables son manejados por menú. Esto significa que cuando se enciende la computadora y se tenga acceso al programa, aparecerá en la pantalla una relación de opciones a seleccionar, las cuales contaran con claves de acceso para evitar alteraciones en el mismo, tanto por personal ajeno a él, como por especialistas que quieran falsificar las operaciones.
La seguridadde los sistemas informáticos contables hoy en día es vulnerable, y siempre se deben tomar medidas como las salvas de seguridad que permitan recuperar información perdida, una vez procesada por la máquina. Si no se cumplen las reglas de seguridad necesarias, pueden aparecer grandes detractores del sistema teniendo en cuenta su vulnerabilidad.
Hay que tener en cuenta además que la existencia cada vez mayor de virus informáticos, los cuales no sólo aumentan en cantidad sino también en forma aún más sofisticada que hacen daño en los sistemas, es este un factor a tener presente para poder asegurar la explotación eficiente del sistemacontable.
Desarrollo
La entrega de los estados financieros es hoy cada día más ágil y exacta, permitiendo a los directivos tomar las decisiones a tiempo, y a los contadores proveerse de muchas herramientas para poder cuadrar las operaciones contables y producir los informesque se usan en un negocio automáticamente, así como la elaboración de facturas, estados mensuales de cuentas por cobrar a clientes, cheques de nóminas y estados de ingreso de los empleados, entre otros.
El uso de la informática en la contabilidad posee numerosas ventajas entre las cuales podemos mencionar:
1- Rapidez: Un sistema computarizado puede proporcionar información con más rapidez que uno manual porque la computadora realiza en forma instantánea las operaciones que se le indiquen ofreciendo los datospertinentes según el sistema contable que esté conformado, mientras que un sistema manual de contabilidad consume mucho tiempo al no poder procesarse la información con la exactitud y rapidez correspondiente.
2- La información a procesar es mayor: El volumen de información que se necesita para poder llevar con éxitolas operaciones tanto mercantiles como económicas financieras son muy grandes, no siendo posible en un mundo globalizado estar poder subsistir ante el empuje de las grandes transnacionales de la información.
3- Protección contra errores: El uso de la computadorareduce mucho el número de errores porque hace los cálculos con más exactitud que un ser humano. También los sistemas de contabilidad computarizados tienen muchas características que protegen incluso contra errores contables. Por ejemplo, todos los sistemas contablesno aceptan un asiento en que el debe y el haber no sean iguales.
4- Pases automáticos al mayor de cuentas: Los pases al mayor se realizan en forma automática con un enorme ahorrode tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor no sólo consume bastante tiempo sino que puede traer muchas dificultades si se realiza manualmente. El uso de la computadora asegura que cada asiento se pase con exactitud. Esto evita errores como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada. etc.
5- Preparación automática de informes: En un sistema de contabilidad computarizado los informes se pueden producir automáticamente, diarios, mayores, estados financierose informes especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.
6- Impresión automática de informes: Puede proporcionar muchos documentos que se usan en un negocio, facturas, estados mensuales de cuentas por cobrara clientes, cheques de nóminas y estados de ingreso de los empleados, entre otros.
Análisis de los sistemas contables computarizados
Sin embargo el establecimiento de un sistema de contabilidad en una entidad es un proceso complejo que si no está bien eslabonado puede influir negativamente en los resultados de la gestión empresarial, por eso hoy en día los sistemas contables deben instalarse y ser operado por personalcalificado. El primer paso que tiene que dar el contador de una organizacióneconómica es el establecimiento del sistema contable, es decir planificar y poner en funcionamiento la forma en que va a fluir la información dentro de la empresa. Se trata de establecer clasificación de cuentas, libros a utilizarse, formas, procedimientos y controles que sirvan para contabilizar y controlar los bienes, las obligaciones, ingresos, gastosy los resultados de las transacciones, lo cual va ha plasmarse en normas y métodos diseñados en los manuales.
Por eso el contador debe:
1- Estudiar la naturaleza del negocio,
2- Analizar el tipo de operaciones que deben ocurrir,
3- Diseñar y seleccionar formas y registros necesarios para anotar las operaciones,
4- Estimar los costos de dichos registros,
5- Tener dominiode los equipos a utilizar,
6- Reclutar y seleccionar el personal así como proceder a su adiestramiento y compenetración con el sistema a instalar.
Una vez diseñado el sistema de contabilidad se debe proceder a la estructuración del mismo pasando al registrode las transacciones mercantiles y realizando periódicamente la verificación o auditoria de los asientos en los libros, garantizando su veracidad, para un posterior análisis e interpretación de los resultados por parte de los directivos de la organización.
Todas estas tareas las debe realizar el contador o por lo menos participar de forma activa en cada una de ellas. Procesar la información contable significa recopilar, organizar y procesar información y comunicarla a los usuarios, es decir no es más que valerse de la ciencia y la técnica para desarrollar la contabilidad como ciencia en sí. Gran parte del procesamiento de esta información se realiza a través de las computadoras, no obstante el propósito de un sistema de información contable es elaborar los estados financieros y los demás informes usados por los gerentes, acreedores y personas interesadas en evaluar el negocio.
Para poder aplicar esta técnica a la rama de la contabilidad se necesita conocer profundamente el sistema de gestión contable que se esté aplicando en la empresa. El sistema de informacióncontable es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensión básica de los sistemas de contabilidad. Como gerentequizá se sienta tentado a contestar, “siempre puedo contratar a un especialista para que diseñe el sistema de información y lleve la contabilidad”. Quizá, pero estará en mejor posibilidad de comunicarse con los integrantes de su organización si comprende cómo opera el sistema de contabilidad.
Elaborar un sistema de contabilidad y perfeccionarlo es aplicar la ciencia al desarrollo de la contabilidad, el sistema de contabilidad es el pegamento que mantiene juntas las diversas partes de una organización. Ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. Desde luego que el probable comprador del negocio examina el sistema de contabilidad para comprender cómo funciona la organización.
Debido a que cada negocio tiene necesidades de información diferentes, cada uno usa un sistema de información contable distinto. Por ejemplo, las empresaspúblicas, las comercializadoras, las agrícolas y las productoras necesitan sistemas de información diferentes para contestar los tipos especiales de pregunta que se presentan en la operación de su negocio.
La instalación del sistema es parte de la aplicación de la técnica en la contabilidad, e incluye seleccionar y capacitar a los empleados para operar el sistema, probarlo y modificarlo según sea necesario. Con frecuencia la instalación resulta más difícil de lo que se había planificado. Incluso con un estudio cuidadoso durante la fase del diseño se pueden presentar dificultades imprevistas. Si no se eliminan las fallas del sistema, este no llevará a cabo las tareas para las que se ha creado.
El proceso de aprendizaje de las técnicas nuevas tiene muchas complejidades a lo cual siempre en un inicio se le hace rechazo por parte de los que no la saben utilizar, por cuanto el uso de las técnicas tradicionales se dominan y provocan en muchos casos el amorhacia algo caduco pero hasta ese momento manejable por las personas que lo hacían. En nuestro caso hemos llegado a muchas empresas donde incluso trabajadores con nivel universitario no dominan las técnicas de la informática y le hacen hasta rechazo, alegando que ellos no son informáticos. Craso error cuando sabemos que buscan una justificación para esconder su ignorancia hacia lo novedoso.
Influencia de la universalización
No obstante con el proceso de universalización que se lleva a cabo en todo nuestro país se ha adquirido notable concienciasobre la importancia de elevar el nivel cultural y científico de los trabajadores. Las empresas de nuestro territorio están inmersas en la renovación de la técnica contable en aras de ponerse a tono con el proceso social que enfrentamos a diario, con las transformaciones que sufre no sólo la economía a nivel territorial, sino en todo el universo que nos rodea.
El desarrollo de la ciencia, la técnica y la tecnología en la rama económica ha sido muy notable, el impulso que estas herramientas del saber han tenido gracias al intelecto humano, le ha permitido al hombre controlar sus propios pasos en el mundo de la contabilidad como ciencia, la cual ha pesar de su antigüedad, mantiene hoy en día una vigencia absoluta, gracias al desarrollo que se ha venido planteando, a su evoluciónen conjunto con los desafíos que el mundo económico le ha impuesto y por lo tanto, los contadores han sabido responder a los constantes problemasque se dan a diario debido al aumento en orden geométrico de las relaciones comerciales entre los países, las empresas y las organizacionesde corte político, económico o social, además de las nuevas modalidades de intercambio comercial que aparecen constantemente, siendo imprescindible mantener la actualización constante tanto de la contabilidad como ciencia como de la informática como herramienta que permita asumir estos desafíos.
En el mundo de hoy no se concibe un gerente, administrador o directivo de una organización empresarial que no esté a tono con el uso de las nuevas técnicas que permiten desarrollar las ciencias económicas ya que el negocio para poder hacerlo eficiente al máximo es necesario dominar, no sólo el artede registrar los hechos económicos sino el de analizarlos para tomar a la misma velocidad con que se mueve el desarrollo de la técnica, las decisiones pertinentes para lograr la realización plena de nuestra satisfacciones materiales y espirituales.
Es muy importante para los directores de las organizaciones, que tengan un mínimo de conocimientotanto de contabilidad como de informática, comprender que las empresas del futuro tienen que estar dirigidas por gerentes de vanguardia en los conocimientos económicos y tecnológicos. Una organización tiene que ser dirigida por una autoridad central capaz de controlar el trabajo de cada uno de sus miembros para que evitar que no se produzcan desviaciones de los planes trazados. La fuerza para conseguir esos resultados se llama control administrativo y los medios para lograrlo son los instrumentos de control, de ahí que para tener un control eficaz de las operaciones de la organización se deben crear las relaciones adecuadas entre las diversas funciones del negocio y los resultados finales de operación, de lo contrario sería imposible lograr el buen funcionamiento del sistema contable montado en la entidad.
A pesar de esta afirmación, nuestras empresas en el territorio aún muestran poco desarrollo de los sistemas contables montados en soportes informáticos. La limitación de recursos por un lado y el poco interés de algunos directivos por desarrollar estas técnicas, no permiten que se avance con la agilidad necesaria en esta actividad. Incluso se encuentran auditores que el territorio no manejan las técnicas de la computación y le hacen rechazo a los sistemas contables montados en software, porque no comprenden su funcionamiento. Se les hace difícil auditar ciertas actividades lo cual es una muestra de falta de profesionalidad y de conocimiento de la ciencia y la tecnología.
La universidad nuestra está desarrollando cursos de capacitación que apoyados por el gobierno y las asociaciones no gubernamentales permitirán borrar esta huella de desconocimiento entre lo tradicional y los novedoso. En nuestro territorio quedan aún empresas que llevan los sistemas contables de forma manual, lo cual entorpece el trabajo elevando los costos indirectos por concepto de salario pagado en exceso al personal que procesa la información contable. Pero además en algunas de ellas la introducción de la computadora lejos de beneficiar la eficienciaeconómica de la empresa, ha permitido elevar los gastos debido a que el personal al no estar entrenado para manejar la técnica, necesitan un operario aumentando por consiguiente la plantilla, y por ende los gastos por los conceptos dichos anteriormente.
El desarrollo de la técnica ayuda a mejorar la agilidad de los procedimientos contables, no se puede dudar del papel que tiene que jugar el hombre. Un contador experimentado es capaz de manejar con eficiencia las bondades que le brinda el uso de la técnica informática, al poder realizar los análisis de los datos que obtiene correctamente en aras de tomar a tiempo las decisiones pertinentes, lo cual no puede hacer una máquina, por cuanto el hardwareno piensa aunque tenga incluido un software de última generación. Por eso hasta estos momentos el papel del hombre en el control y análisis de los sistemas contables y de la información que ellos ofrecen es insustituible.
Hoy ya muchos comprenden que no sólo es necesario alcanzar un nivel profesional para poder cumplimentar ciertas metas que nos trazamos en la vida, sino que también se hace imprescindible ser un profesional capaz, tener o desarrollar el intelecto para aumentar el nivel de satisfacción que la vida nos depara. Dicha fortaleza debe ser bien aprovechada de forma que se vincule con inteligenciay deseos de trabajar el estudio que ellos logren hacer en su formación profesional con la labor que desarrollan en las entidades. La funciónde la universidad va más allá de la utilización de los conocimientos adquiridos a fin de aumentar de forma directa o indirecta el bienestar material, la felicidad y el confort de la humanidad. En nuestros días la enseñanzasuperior se considera una institución destinada no sólo a ampliar conocimientos y a formar a los jóvenes sino también a difundir y a aplicar esos conocimientos.
Conclusiones
Las institucioneseducacionales y sobre todo en nuestro municipio tienen que enfrentar numerosos obstáculos para poder conciliar los intereses de la institución con los de la sociedad, reflejándose este inconveniente en todos los sujetos que intervienen en el proceso.
No podemos olvidar que los estudios universitarios deben verse ante los ojos de todos los que estén implicados o no en este proceso como una inversión a largo plazo de capital humano, que tendrá que rendir sus frutos, y que por eso la actividad extensionista que realicemos, debe contribuir esencialmente a la comunicación entre los sujetos que participan en este proceso, involucrando a través del diálogo, el desarrollo de ideas que permitan conocer las características de la realidad cultural de cada comunidad, sus valores, potencialidades, recursos y también conocer los problemas y el nivel alcanzado en la forma de ver la vida en la sociedad, lo cual nos permite además precisar los objetivosesenciales de la actividad extensionista mediante los diagnósticos que podamos efectuar, siempre contando con el apoyo de los estudiantes, como vía para crear en ellos métodos y habilidades del conocimiento con el objetivo de formar un profesional con una culturageneral integral que sea capaz de cubrir las necesidades de profesionales de las ciencias en el territorio, con el fin de enfrentar los problemas tanto en el orden económico, político como en lo social, exaltando el papel de la Universidad como promotora de cultura dentro de la comunidad.
Para poder dar solución a esta estrategia que se propone podemos implementar un conjunto de accionesconcretas que permitan seguir de cerca el desarrollo de cada tarea y de esta forma poder realizar un mejor control sobre el cumplimiento de cada una de ellas, así como continuar el desarrollo de las iniciativas que surjan de la base y que ayuden a comprender aún más la tarea que tenemos que resolver, partiendo de criterios propios.

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